佛山市南海公证处荣获全省公证质量检查第一名

    近期，2012年度广东省公证质量检查活动评选结果出炉，南海公证处在全省141家公证机构质量检查中获得第一名。近年来南海公证处各项工作发展态势良好，2011年以满分的成绩通过全省公证质量检查；2012年公证文书质量获得全省第二名；2013年公证文书质量获得全省第一名。南海公证处作为司法行政系统的窗口服务单位，在人手严重不足、年均办理公证2万多件、2012年更是高达26243件的情况下，坚持狠抓公证质量，从多方面做好公证质量控制工作。主要做法是：
    一、加强制度建设
    一是建立基层驻点公证员团队管理制度。根据南海区委部署的东部、中部、西部的发展战略，以执业公证员驻点基层，划分片区管理，以点带面负责所在片区的公证质量控制。二是建立公证信息员制度。制定《南海公证处关于加强村（居）信息员培训方案（试行）》，分别在狮山、丹灶、大沥、西樵等镇（街）建立起公证信息员队伍，覆盖150多个社区，提高了公证信息员出具证明材料的准确性和及时性。三是建立公证监督制度。制定《办证部案件检查制度》，明确案件检查的范围、方式、人员及奖惩措施，将案件检查覆盖率大大提高。另外，成立由执业公证员组成的公证质量监督委员会，对重大、疑难、复杂案件进行研究并提出具体的协调和解决意见，将讨论通过的意见或决议贯彻执行。四是建立公证告知制度。建立完整的公证告知制度，实行对每位咨询办证的当事人出具一次性告知书列明所需材料，不仅保障了当事人的知情权，同时也减少或者避免了公证员的执业风险，对完善公证程序、保证公证质量起到了积极作用。
    二、完善审核程序
    将公证案件分区域、分类型，在审批程序上实行二级审批，即由主办公证员负责一级审核，主任公证员负责二级审批，确保案件质量。制定《南海公证处关于加强案件质量控制的有关规定》，细化审批流程，首次将公证案件审批细分为简易审批程序以及普通审批程序两大类，并重点明确审核人、审批人各自的审查重点，从而简化审批程序提高工作效率。
    三、借助信息化提速
    南海公证处加大投入，借助信息化办证系统规范办证程序，提高效率。信息化办证系统不仅包括黑名单提醒、咨询预受理、办证预约、相片采集等功能，还能够自动集成办证材料的正确排序、形成完整档案目录，办证过程日趋规范；同时对办证系统予以升级优化，对于当事人需急办的特殊公证事项优先处理，在网站上开设预约办证功能，方便当事人网上咨询的同时可以提交办证资料进行预审。
    四、创新业务培训考核形式
    实行一年两次的公证业务考核，并以笔试、实操、面试、模拟办证、学术研究、论文答辩等多种创新形式进行考核。今年还创新性地采用分组进行公证实务和公证行业建设课题研究的形式，从业务知识、团队精神、学术水平等方面提高人员综合素质。定期举行业务专题讲座、举办公证经验交流、参加公证员协会业务培训等形式，通过文化建设提升南海公证的综合竞争力。（南海区司法局）